メンタルヘルス不調を抱える従業員の休職は、人事担当者にとって判断が難しいうえに、法的なリスクをともなう重要な業務です。「産業医面談はいつ、何を目的として行うべきか」「本人が休職を拒否した場合はどうすれば良いか」と悩む方も多いのではないでしょうか。

本記事では、休職制度の基本から、産業医面談を軸とした具体的な実務フロー、よくあるトラブルへの対処法までを簡潔に解説します。産業医を「医学的助言をくれるパートナー」として有効活用し、円滑な休職・復職支援を実現するためのポイントを確認しましょう。

万が一メンタルヘルス不調者が出た場合、対応手順に不安がある人事担当者もいるのではないでしょうか。当サイトでは、産業医と連携して行うべき「メンタルヘルス不調者対応マニュアル」を配布しています。
ぜひ資料をお手元に置いて、もしもの事態に備えてください。

休職制度の基本｜休職判断における事業者の義務とリスク

休職制度とは、病気やケガなどの理由で業務を継続することが難しい従業員に対し、雇用関係を維持したまま一定期間の就労を免除（または禁止）する制度です。法律で定められた義務ではなく、各事業者が任意で定めます。

従業員が働けなくなるケースの例は、下記のとおりです。ただし、休職を認める事由は事業者ごとに異なります。

• 業務外のケガや病気（メンタルヘルス不調も含む）で長期療養が必要な場合
• 留学や介護など、個人的な事情で一時的に業務ができない場合
• 刑事事件で起訴された場合
• 外部の企業に一時的に出向する場合

※業務に起因するケガや病気で、労災が認定された場合は「労災休職」の扱い

そのなかでも、心身の不調などにより働くことが困難になった従業員が発生した場合、事業者は産業医面談の場を設けて、休職命令を出す判断材料にします。
まずは、休職させるべきか判断が必要になった従業員に産業医面談を行う目的や、事業者の義務について確認しましょう。

産業医面談とは？休職に関する医学的助言を得るために実施する

産業医面談とは、企業で選任している産業医が健康リスクを抱える従業員と1対1で行う面談を指します。事業者の安全配慮義務を確実に果たすために、従業員の心身の健康状態に基づいて、就業配慮が必要か医学的に判断することが主な目的です。

産業医は、従業員が健康に働けるよう支援を行う立場です。医学的な観点から「従業員の健康を確保するために休職が必要」と判断したときに、休職の最終判断をする事業者に対して勧告・助言を行います。

事業者は、産業医の助言をふまえつつ、就業規則にしたがって休職の是非や期間を決定します。産業医が「今の体調で働くのは危険」という意見書を出すことで、事業者は根拠を持って休職を判断することができるのです。

休職に関する事業者の義務

長期間就業ができないと判断した従業員に対し、事業者は強制的に仕事を休ませる休職命令を出します。休職は法律で定められているものではないため、事業者側はあらかじめ手続きや対象範囲などのルールを就業規則で規定しておきましょう。

労働基準法では、事業場で休職についての決まりがある場合、労働契約を結ぶ時点でその内容を従業員に明示するよう定めています※。従業員とのトラブルを避けるためにも、就業規則を定めている場合は日頃から周知を徹底します。

定めておきたい規程の内容は、こちらの記事で解説しています。
【関連記事】「メンタルのための休職・復職規程」7つのポイント!!

※参考：厚生労働省｜労働基準法の基礎知識

休職判断における事業者のリスク

事業者には、社員が安全に働けるように配慮する義務（安全配慮義務）があります。不調のサインがあるのに「本人がやりたいと言っているから」と放置すると、あとで義務違反を問われ、多額の損害賠償が発生するリスクがあります。

産業医面談を実施した記録は、事業者が「専門家の意見を聞いて対応した」という証拠になるため、健康管理システムなどに必ず残すようにしましょう。

産業医面談から休職開始までの実務フロー

従業員に休職命令を出すときは、一般的に下記の流れで対応を進めます。

• 従業員の不調の把握と原因の特定
• 本人への受診勧奨と産業医面談の実施
• 産業医からの意見書受領と就業上の措置の決定
• 就業規則に基づく休職命令の通知

ここでは、それぞれのステップごとに実務のポイントを解説します。

ステップ1.従業員の不調の把握と原因の特定

従業員の不調を早期発見しスムーズな対応をするには、異変を見逃さない仕組みづくりが大切です。ストレスチェックで高ストレスに該当した人への面談勧奨や、ラインケア、事業場内外の相談窓口の活用推進など異変をキャッチできる体制を整えましょう。

勤怠（遅刻・欠勤）・仕事のミス・見た目や態度の変化など、目に見える形で不調のサインが出るケースや、従業員本人から「休職したい」という申告があるケースもあります。不調の原因を特定しやすいように、現場の管理監督者と人事担当者・産業医が連携しやすい仕組みを構築しておくのが理想です。

ステップ2.本人への受診勧奨と産業医面談の実施

業務量や労働時間などを見直しても症状の改善が見られなかったり、本人の希望があったりする場合は、産業医面談や医療機関の受診を勧めます。従業員が安心して面談に臨めるよう、面談の目的や、プライバシーが守られる体制である旨を丁寧に説明することが大切です。

産業医面談を実施することになったら、人事担当者は従業員1人あたり15〜30分を目安に産業医面談の日時を設定します。プライバシーに配慮しつつ、産業医への事前の情報共有をするなど面談までの段取りを整えましょう。

産業医面談の詳しい実務の流れは、こちらの記事でも解説しています。
【関連記事】産業医面談とは？人事担当者が知るべき目的や流れ、従業員の不安を解消するポイントを解説

ステップ3.産業医への意見聴取と就業上の措置の決定

面談後、産業医から就業上の措置に関する報告を受けます。「通常勤務」「就業制限（残業禁止など）」「要休業」といった、従業員の状態に応じた段階的なアドバイスをもらいましょう。

産業医から意見書をもらったら、主治医の診断結果・本人の希望などもふまえて、最終的に事業者が休職命令の要否を判断します。

ステップ4.就業規則に基づく休職命令の通知

休職が必要であると判断した場合は、事業者から従業員に休職命令を出します。のちのちトラブルにならないよう、就業規則のどの部分に従って休職命令を出すのか明示しつつ、書面で通知するのもおすすめです。

案内に漏れがないよう、休職の期間や復帰までの流れ、給与・社会保険料など、休職に関するルールを案内するパンフレットも用意すると安心です。会社とのコンタクト方法や連絡をとる周期なども休職前に共有しておきましょう。

【関連記事】メンタル不調者の休職判断に必要な4つの手続き。休職拒否への対応も解説

休職中および復職支援における産業医面談のタイミング

従業員が休職に入ったあとの産業医面談のタイミングも確認しておきましょう。休職期間中の定期的な面談や復職判定の面談、復職後のフォローアップ面談と、従業員のプレッシャーにならない程度にゆるやかに繋がっておくことが重要です。

休職期間中の産業医面談

産業医面談は1〜3ヵ月に1回程度が目安ですが、実際には定期連絡の際や休職者から復職の意思が見られたタイミングで産業医面談を行うケースも多々あります。従業員の体調が悪いときは、無理に面談を設定する必要はありません。

なお、休業中の従業員の連絡窓口となるのは主に人事担当者です。頻繁に連絡を取るのもプレッシャーになりますが、完全に放置するのも本人の不安を煽ってしまうおそれがあります。連絡手段は、メール・電話・手紙など、本人が負担に感じない方法をあらかじめ決めておくと良いでしょう。

【文例あり】人事の休職対応とは？連絡の文例・タイミングを詳しく解説
【保健師監修】休職中社員への適切な連絡方法と復職判断のポイントとは？

復職判定における産業医面談

復職が近くなると、産業医は面談を通して「会社で働くための体力・精神力が戻っているか」「作業内容や環境を整える必要があるか」といった視点で慎重に復職判断をします。
そのうえで産業医は、企業と従業員の間の中立な立場として、業務内容や環境をふまえた意見書を事業者に提出。その情報をもとに人事担当者は復職の判断をします。

従業員が復職する場合、人事担当者は、産業医の意見書をふまえて勤務時間・業務量・出張の制限・周囲への説明範囲などを盛り込んだ「復職支援プラン」を策定します。

再発防止に向けた復職後のフォローアップ面談

復職しても数ヵ月以内に再発するリスクがあるため、産業医が定期的に「従業員が無理をしていないか」確認し、必要であれば業務を軽くするなどの微調整を行います。

具体的には、復職後1ヵ月・3ヵ月・6ヵ月といった節目で面談を実施するケースが一般的です。面談を通して、残業や出張の解禁など、通常勤務に戻るタイミングを見計らいます。

トラブルを未然に防ぐ！休職時の産業医面談に関するQ&A

最後に、休職時の産業医面談に関する人事担当者のよくある疑問を解説します。

Q1.本人が「休職したくない」と拒否している場合は？

A1.事業者の安全配慮義務が本人の意思に優先します。

無理に働かせて悪化した場合、事業者の安全配慮義務違反で損害賠償責任を問われるリスクがあります。産業医が「就業不能」と判断する場合、心身の不調により一時的に職務遂行能力が欠如しているとみなせるため、就業規則に基づき休職を命じることが可能です。

Q2.従業員が産業医面談そのものを拒否している場合は？

A.強制はできないものの、丁寧な説得が必要です。

従業員には産業医面談を受ける法的な義務はないため、従業員が産業医面談を希望しない場合、事業者は面談を強制することはできません。
とはいえ放置していると、事業者が安全配慮義務違反に問われるリスクがあります。面談が「本人を不利にするためではなく、健康を守るため」であることを丁寧に説明しつつ、説得の記録は、対応の証拠としてメールや健康管理サービスのデータなどに残しましょう。

Q3.産業医がいない場合の対応方法は？

A.地域産業保健センターや産業医のスポット契約を活用しましょう。

従業員50名未満の事業場でも、医師による面談指導を行う義務（努力義務含む）があります。自社で産業医を選任していない場合は、産業医紹介サービスのスポット契約や地域産業保健センターなどの公的窓口を利用して、専門家の意見を仰ぐようにしましょう。

詳しい内容は、こちらの記事でご確認ください。
【関連記事】産業医は中小企業でも必要？いない場合に困るケースや相談先を解説！

Q4.主治医（診断書）と産業医の判断が異なる場合は？

A.職場環境を詳しく知っている産業医の意見の方が、会社での判断には適していることが多いといえます。

主治医は「日常生活ができるか」を診ますが、産業医は「その会社の仕事ができるか」を診ます。職場のストレス状況や業務負荷を知ったうえで安全に働けるか判断する産業医の意見をもとに、休職判断をするケースが一般的です。

【関連記事】主治医の診断書と産業医の意見書はどう違う？復職に必要な書類を準備する

産業医面談の有効活用が、スムーズな休職・復職支援のカギ

休職制度の運用において、産業医面談は従業員の健康を守り、企業の安全配慮義務を果たすための重要な役割を担います。職場の実態を理解したうえで医学的助言をくれる産業医をパートナーとすることで、従業員・職場ともに納得感のある判断がしやすくなります。

本記事で紹介した実務のポイントを参考に、産業医との連携を深め、従業員が安心して働ける職場づくりを目指しましょう。