【テンプレあり】衛生委員会の議事録はどう書く？実際のサンプルで初心者向けに解説

議事録のテンプレートはよく見かけますが、実際にどのような内容を記録すべきかは意外と知られていません。初めて衛生委員会を運営・記録するにあたって、議事録に記載する内容をイメージしておきたい担当者も多いのではないでしょうか。

本記事では、初回開催の準備をスムーズに進めるために、衛生委員会の議事録の基礎知識やサンプル、議事録に関するQ&Aなどをご紹介します。

衛生委員会と議事録の基本｜目的・保管ルール・記載項目

衛生委員会とは、従業員の健康や、職場環境などについて管理者と労働者が話し合う会議のこと。労働安全衛生規則第23条に基づき、50人以上の労働者がいる事業場では毎月1回以上の開催が義務付けられています。

まずは衛生委員会の目的や、必要となる議事録の詳細を確認しておきましょう。

衛生委員会の目的は、従業員が健康に働ける職場環境を整備することです。働く環境におけるリスクを未然に防ぎ、心身の健康を守ることは、従業員の生産性や定着率の向上につながります。

衛生委員会は、議長・衛生管理者・産業医そして衛生に関する知識や経験を持つ労働者など、多様な立場のメンバーで構成されています。

長時間労働者や休職者の発生状況はもちろん、けがや病気の予防といったテーマを産業医が解説する「衛生講話」など、日々の業務に直結するテーマが設けられます。

▼衛生委員会の基本について詳しく知りたい方は、こちらの記事も併せてご覧ください。

衛生委員会の議事録は、衛生委員会の開催記録として、実施内容・出席者・議題・決定事項などを記録する文書です。衛生委員会を開催した際には議事録を必ず作成しなければなりません。

衛生委員会の議事録は労働安全衛生規則第23条4項に基づき、3年間の保管が義務付けられています。

議事録は単なる会議の記録ではなく、「何を議題とし、どのような議論や判断がなされたのか」という経緯を示す重要な資料です。委員の交代があった場合の引き継ぎ資料としても活用できます。

なお、労働基準監督署の立ち入り調査（臨検）があった場合には、必ず衛生委員会の議事録がチェックされます。保管がないと法令違反とみなされるおそれがあるので、しっかりルールを遵守しましょう。

衛生委員会で審議した内容については、労働安全衛生規則第23条3項に基づき、従業員へ周知することが義務付けられています。形式的な対応で終わらせず、現場での実践・改善につなげるために重要です。

周知方法は、イントラネット・社内メール・掲示など、自社に合った手段を選びましょう。

衛生委員会の議事録に記載する項目の例は、下記のとおりです。

▪会議の基本情報　
　　◦会議名　
　　◦開催日時　
　　◦場所　
　　◦記録者　など
▪出席者・欠席者の氏名と役職
▪各委員からの報告議題ごとに、話し合いの内容と意見の要点
▪産業医からの所見・コメント
▪決定事項と次回の予定、宿題事項

あとから内容を把握しやすいように、正確かつ簡潔にまとめるように心がけましょう。

それでは実際に、初回開催時を想定した衛生委員会議事録のサンプルを見てみましょう。

【従業員50名規模・一般的なオフィス業務の事業場における初回開催の例】

衛生委員会の立ち上げ時に、何をするべきか不安に思う担当者の方も多いのではないでしょうか。

ここからはスムーズな初回開催に向けた準備のチェックリストや運営のコツをご紹介します。初回だけでなく、衛生委員会メンバーが入れ替わるタイミングでも活用できるのでぜひ参考にしてみてください。

まずは衛生委員会の初回開催に向けた準備ができているか、下記のチェックリストをもとに確認してみましょう。

【初回開催チェックリスト】
□構成メンバーと議長の選定 □年間の会議予定の仮決め □議事録のフォーマット準備 □会議室・時間の確保 □初回の議題案の用意 □資料の事前共有